Södertälje kommun får skarp kritik av Justitieombudsmannen (JO) för långsam handläggning och bristfällig hantering av allmänna handlingar, efter att dokument inte kunde återfinnas. Bristerna avslöjades efter en anmälan.

I november 2023 begärde en journalist ut motpartsgranskningar som kommunen utfört för att granska köpare av kommunal mark sedan 2020. Trots upprepade påminnelser dröjde det över två och en halv månad innan några handlingar kunde lämnas ut, och då bara tre av de sex granskningar som genomförts. Vissa uppgifter var dessutom maskerade, och resten av handlingarna kunde inte återfinnas.

"Att handlingarna då inte har gått att ta fram vid en begäran om utlämnande är naturligtvis oacceptabelt med hänsyn till offentlighetsprincipen och allmänhetens rätt till insyn.", skriver Justitieombudsmannen i beslutet som riktar skarp kritik mot Södertälje kommun. 

Bristande diarieföring och felbedömningar förvärrade fördröjningen

Den initiala bedömningen från en interimschef var att handlingarna inte kunde lämnas ut på grund av personuppgiftsrelaterade hinder enligt GDPR. Journalisten ifrågasatte detta, och efter en ny bedömning gjordes sekretessprövning, men processen drog ut på tiden. JO anser att kommunen inte levde upp till tryckfrihetsförordningens krav på skyndsam handläggning och att det är oacceptabelt att viktiga dokument inte kunde återfinnas.

Södertälje kommun erkänner att hanteringen av allmänna handlingar varit otillräcklig, men förklarar i sitt svar till JO att detta bland annat beror på bristande resurser.

"Kommunens bedömning att den långsamma och bristfälliga hanteringen av ärendet beror på en kombination av bristande resurser och kunskaper gällande hur en hantering av allmänna handlingar ska gå till. Både när det gäller diarieföring och i samband med ett utlämnande. Utöver detta har det varit en omfattande personalomsättning vilket gör att rutiner inte hunnit implementerats. Södertälje kommun menar inte att detta är någon ursäkt, men det är den förklaring som finns.", skrev Södertälje kommunen i sitt svar till JO.

Planerade åtgärder för framtida förbättringar
Södertälje kommun ser allvarligt på kritiken och har beslutat att genomföra en omfattande översyn av sina rutiner.

Samtliga anställda vid samhällsbyggnadskontoret ska under våren 2024 genomgå utbildning i offentlighet- och sekretesslagstiftning samt hantering av allmänna handlingar. Kommunen har även planer på att införa en ny informationshanteringsplan för att förtydliga reglerna kring diarieföring och bevarande av dokument.

Läs även: Begärde ut allmänna handlingar - Kommunen svarade anonymt